สรุปสั้น ๆ (TL;DR)
- ข่าวประชาสัมพันธ์มีห้าส่วนมาตรฐานเรียงแบบพีระมิดหัวกลับ ได้แก่ พาดหัว, dateline กับย่อหน้านำแบบ 5W1H, เนื้อข่าวพร้อมคำพูดอ้างอิง, boilerplate และข้อมูลติดต่อสื่อ
- กองบรรณาธิการเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะลงข่าวประชาสัมพันธ์หรือไม่และอย่างไร ส่วน advertorial คือพื้นที่ที่จ่ายเงินซื้อ ผู้ซื้อควบคุมเนื้อหา และสื่อติดป้ายว่าเป็นเนื้อหาที่ได้รับการสนับสนุน
- นโยบายลิงก์สแปมของ Google ยกลิงก์ในข่าวประชาสัมพันธ์ที่กระจายไปยังเว็บไซต์อื่นเป็นตัวอย่างของ link scheme ลิงก์เชิงโปรโมตในข่าวแบบนี้ควรติด rel=nofollow หรือ rel=sponsored
- วัดผลด้วยบันทึกการถูกนำไปลง ลิงก์ที่ติด UTM ใน GA4 และคำค้นชื่อแบรนด์ใน Search Console เทียบช่วงก่อนและหลังออกข่าว
ข่าวประชาสัมพันธ์ หรือ press release คือเอกสารที่องค์กรเขียนขึ้นในรูปแบบข่าว แล้วส่งให้สื่อมวลชนใช้เป็นข้อมูลตั้งต้นในการรายงานเรื่องขององค์กร สื่อเป็นผู้ตัดสินใจเองว่าจะเผยแพร่หรือไม่และในรูปแบบใด องค์กรจึงต้องเขียนให้มีคุณค่าข่าวจริงและตอบคำถามสำคัญให้ครบตั้งแต่ย่อหน้าแรก
บทความนี้อธิบายโครงสร้างของข่าวประชาสัมพันธ์ทีละส่วน ความต่างจากบทความโฆษณา วิธีเขียนให้นักข่าวนำไปใช้ได้โดยแก้น้อยที่สุด ช่องทางกระจายข่าว สิ่งที่ Google เผยแพร่ไว้เกี่ยวกับลิงก์ในข่าวประชาสัมพันธ์ และวิธีวัดผลหลังส่งข่าว
ข่าวประชาสัมพันธ์คืออะไร
ข่าวประชาสัมพันธ์ press release, news release และ media release เป็นชื่อเรียกของเอกสารชนิดเดียวกัน คือข้อความที่องค์กรเตรียมไว้ให้สื่อ เขียนด้วยภาษาข่าว มีผู้พูดที่ระบุชื่อได้ และมีข้อมูลติดต่อกลับสำหรับนักข่าวที่ต้องการถามเพิ่ม ในทางปฏิบัติ นักข่าวอาจใช้ข่าวทั้งฉบับ ตัดเหลือไม่กี่ย่อหน้า นำไปเขียนใหม่ร่วมกับแหล่งข่าวอื่น หรือไม่ใช้เลยก็ได้
ความไม่แน่นอนตรงนี้คือสิ่งที่แยกข่าวประชาสัมพันธ์ออกจากโฆษณา เมื่อซื้อพื้นที่โฆษณา ผู้ซื้อกำหนดข้อความ ตำแหน่ง และช่วงเวลาได้เอง แต่ข่าวประชาสัมพันธ์ต้องผ่านการตัดสินใจของกองบรรณาธิการ เนื้อหาที่ผ่านขั้นตอนนี้แล้วจึงถูกอ่านในฐานะข่าว ไม่ใช่ในฐานะข้อความที่มีคนจ่ายเงินให้ลง
ข่าวประชาสัมพันธ์ยังทำหน้าที่เป็นบันทึกอย่างเป็นทางการด้วย เมื่อนักข่าว นักลงทุน พาร์ตเนอร์ หรือผู้สมัครงานต้องการตรวจข้อเท็จจริง เช่น วันที่เปิดตัว ชื่อและตำแหน่งผู้บริหาร หรือตัวเลขที่บริษัทประกาศ ฉบับที่องค์กรออกเองคือแหล่งอ้างอิงที่ตรวจสอบได้ง่ายที่สุด หลายองค์กรจึงเก็บข่าวทุกฉบับไว้ในหน้า newsroom บนเว็บไซต์ของตัวเอง
เรื่องแบบไหนควรออกเป็นข่าวประชาสัมพันธ์
คำถามที่ใช้คัดกรองได้ดีคือ "คนที่ไม่ได้เป็นลูกค้าจะสนใจเรื่องนี้ไหม" ถ้าคำตอบคือไม่ เรื่องนั้นเหมาะกับโซเชียลมีเดีย อีเมลถึงลูกค้า หรือ LINE Official Account มากกว่า เรื่องที่มักมีคุณค่าข่าวพอ ได้แก่
- การเปิดตัวสินค้าหรือบริการที่ต่างจากของเดิมอย่างมีนัยสำคัญ ไม่ใช่แค่เปลี่ยนแพ็กเกจหรือสีใหม่
- การแต่งตั้งหรือเปลี่ยนแปลงผู้บริหารระดับสูง
- ความร่วมมือทางธุรกิจ การลงทุน การควบรวมหรือซื้อกิจการ
- การขยายสาขา เปิดโรงงาน หรือเข้าสู่ตลาดใหม่
- ข้อมูลหรือผลสำรวจที่องค์กรทำขึ้นเอง โดยเปิดเผยวิธีเก็บข้อมูลและขนาดกลุ่มตัวอย่าง
- รางวัล งานอีเวนต์ หรือกิจกรรมเพื่อสังคมที่มีผลกับคนในวงกว้าง
- คำชี้แจงขององค์กรในสถานการณ์วิกฤต
เรื่องที่มักไม่ถูกหยิบไปใช้คือโปรโมชั่นลดราคาทั่วไป การเปลี่ยนหน้าตาเว็บไซต์ หรือประกาศที่เนื้อหาเป็นคำชมตัวเองทั้งฉบับ นักข่าวได้รับข่าวแบบนี้เข้ามาทุกวัน และมักตัดสินใจข้ามไปตั้งแต่อ่านพาดหัว
โครงสร้างข่าวประชาสัมพันธ์มีอะไรบ้าง
ข่าวประชาสัมพันธ์เรียงเนื้อหาแบบพีระมิดหัวกลับ (inverted pyramid) คือข้อมูลสำคัญที่สุดอยู่ด้านบน รายละเอียดรองลงมาเรื่อยๆ จนถึงข้อมูลพื้นหลังที่ท้ายข่าว เหตุผลเชิงปฏิบัติคือบรรณาธิการที่มีพื้นที่จำกัดจะตัดข่าวจากท้ายขึ้นมา ถ้าเรียงถูก ข่าวที่ถูกตัดไปครึ่งหนึ่งก็ยังมีใจความครบ ส่วนประกอบมาตรฐานมีดังนี้
พาดหัวและพาดหัวรอง
พาดหัว (headline) บอกว่าใครทำอะไร ด้วยภาษาข่าว ไม่ใช่สโลแกน ตัวอย่างสมมติ: "บริษัท เอ เปิดศูนย์กระจายสินค้าแห่งที่สองในชลบุรี รองรับคำสั่งซื้อออนไลน์ภาคตะวันออก" อ่านแล้วรู้เรื่องทันที ขณะที่ "ก้าวใหม่แห่งความสำเร็จ" ไม่ได้บอกอะไรเลย พาดหัวรอง (subheadline) ใช้เพิ่มรายละเอียดที่สำคัญรองลงมา เช่น วันเริ่มให้บริการหรือพื้นที่ที่ครอบคลุม พาดหัวที่ดียังนำไปใช้เป็นหัวเรื่องอีเมลตอนส่งข่าวได้ทันทีด้วย
Dateline และย่อหน้านำ
Dateline คือสถานที่และวันที่ที่ขึ้นต้นย่อหน้าแรก เช่น "กรุงเทพฯ, 1 ตุลาคม 2569" ต่อด้วยย่อหน้านำ (lead) ที่ตอบคำถาม 5W1H ได้แก่ ใคร ทำอะไร ที่ไหน เมื่อไร ทำไม และอย่างไร ให้ได้มากที่สุดในสองถึงสามประโยค ถ้านักข่าวอ่านแค่ย่อหน้านี้แล้วเขียนข่าวสั้นได้ทันที ถือว่าย่อหน้านำทำหน้าที่ครบ
เนื้อข่าวและคำพูดอ้างอิง
เนื้อข่าว (body) ขยายรายละเอียดตามลำดับความสำคัญ ได้แก่ ตัวเลขที่ตรวจสอบได้ รายละเอียดสินค้า ราคาหรือวันวางจำหน่ายถ้ามี และบริบทที่ทำให้เรื่องนี้สำคัญ คำพูดอ้างอิง (quote) จากผู้บริหารหรือผู้เกี่ยวข้องควรให้ความเห็นหรือเหตุผลที่ข้อเท็จจริงให้ไม่ได้ เช่น ทำไมบริษัทเลือกทำตอนนี้ หรือคาดว่าจะกระทบลูกค้าอย่างไร คำพูดแบบ "เรามีความยินดีเป็นอย่างยิ่ง" ไม่มีข้อมูลใหม่ นักข่าวจึงมักตัดทิ้ง ระบุชื่อ นามสกุล และตำแหน่งของผู้พูดให้ครบและสะกดถูก
ข้อมูลเกี่ยวกับบริษัท (boilerplate)
Boilerplate คือย่อหน้าสั้นท้ายข่าวที่อธิบายว่าองค์กรคือใคร ทำธุรกิจอะไร ก่อตั้งเมื่อไร และมีเว็บไซต์อะไร ย่อหน้านี้ใช้ซ้ำทุกฉบับและปรับเมื่อข้อมูลบริษัทเปลี่ยน นักข่าวใช้ย่อหน้านี้ตอนต้องการบรรยายองค์กรในประโยคเดียว จึงควรเขียนเป็นข้อเท็จจริง ไม่ใช่คำโฆษณา
ข้อมูลติดต่อสื่อและเครื่องหมายจบข่าว
ท้ายข่าวต้องมีชื่อผู้ประสานงานสื่อ อีเมล และเบอร์โทรที่มีคนรับจริงในวันที่ส่งข่าว ข่าวไทยมักปิดด้วย "-จบ-" หรือ "###" เพื่อบอกว่าเนื้อหาข่าวสิ้นสุดตรงนั้น ถ้าข่าวมีเงื่อนไขห้ามเผยแพร่ก่อนเวลา (embargo) ให้เขียนวันและเวลาที่เผยแพร่ได้ไว้ด้านบนสุดอย่างชัดเจน ถ้าไม่มีเงื่อนไข ให้ระบุว่า "สำหรับเผยแพร่ทันที"
ข่าวประชาสัมพันธ์ต่างจากบทความโฆษณาและ advertorial อย่างไร
ข่าวประชาสัมพันธ์ต่างจาก advertorial ตรงที่ไม่มีการจ่ายเงินแลกกับการเผยแพร่ ส่วน advertorial หรือบทความโฆษณาคือพื้นที่ที่ซื้อจากสื่อ เนื้อหาเขียนให้ดูคล้ายบทความ แต่ผู้ซื้อเป็นคนกำหนด และสื่อที่รับผิดชอบจะติดป้ายบอกผู้อ่านว่าเป็นเนื้อหาที่ได้รับการสนับสนุน เช่น "Advertorial" "Sponsored" หรือ "บทความโฆษณา"
การรู้ว่าจะใช้แบบไหนช่วยตั้งความคาดหวังให้ถูก ถ้าต้องการควบคุมข้อความและวันเผยแพร่ได้แน่นอน advertorial ตอบโจทย์กว่า ถ้าต้องการให้เรื่องถูกรายงานในฐานะข่าว ต้องใช้ข่าวประชาสัมพันธ์และยอมรับว่าสื่ออาจไม่ใช้ ตารางด้านล่างเปรียบเทียบรูปแบบที่มักถูกเรียกรวมกันว่า "ลงข่าว" ทั้งที่ทำงานต่างกัน
| รูปแบบ | ใครตัดสินใจเนื้อหาสุดท้าย | ลิงก์ในเนื้อหา |
|---|---|---|
| ข่าวประชาสัมพันธ์ที่ส่งให้นักข่าว | กองบรรณาธิการเลือกว่าจะใช้ ตัด หรือเขียนใหม่ | สื่อเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะใส่ลิงก์หรือไม่ |
| ข่าวผ่านบริการกระจายข่าว (newswire) | องค์กรผู้ส่ง ข่าวถูกโพสต์ซ้ำตามเว็บไซต์ที่รับฟีด | แนวทางของ Google ระบุว่าลิงก์เชิงโปรโมตในข่าวที่กระจายแบบนี้ควรติด rel="nofollow" หรือ rel="sponsored" |
| Advertorial หรือบทความโฆษณา | ผู้ซื้อพื้นที่ ภายใต้นโยบายของสื่อ | ลิงก์ที่จ่ายเงินควรติด rel="sponsored" หรือ rel="nofollow" ตามแนวทางของ Google |
| ข่าวในหน้า newsroom ของเว็บไซต์ตัวเอง | องค์กรเจ้าของเว็บไซต์ | เป็นลิงก์ภายในเว็บไซต์ตัวเองตามปกติ |
เขียนข่าวประชาสัมพันธ์อย่างไรให้สื่อหยิบไปใช้
ข่าวที่ถูกใช้มักเป็นข่าวที่นักข่าวต้องแก้น้อยที่สุด เพราะนักข่าวมีเวลาจำกัดและต้องส่งงานหลายชิ้นต่อวัน แนวทางต่อไปนี้ลดงานของนักข่าวลงโดยตรง
- เขียนเป็นข่าว ไม่ใช่โฆษณา ตัดคำคุณศัพท์ที่ตรวจสอบไม่ได้ เช่น "ดีที่สุด" "อันดับหนึ่ง" "ปฏิวัติวงการ" ถ้าไม่มีหลักฐานรองรับ เพราะนักข่าวต้องลบคำเหล่านี้ออกเองอยู่แล้ว
- ใส่ตัวเลขที่ตรวจสอบได้ เช่น จำนวนสาขา วันที่ ราคา พื้นที่ใช้สอย และระบุที่มาของตัวเลขถ้าไม่ใช่ข้อมูลของบริษัทเอง
- ความยาวพอดี ข่าวส่วนใหญ่อยู่ราวหนึ่งถึงสองหน้า ถ้ามีรายละเอียดทางเทคนิคมาก ให้แยกเป็นเอกสารข้อเท็จจริง (fact sheet) แนบไปแทนที่จะยัดลงในตัวข่าว
- แนบภาพที่ใช้ได้จริง ภาพความละเอียดสูง มีคำบรรยายใต้ภาพที่บอกชื่อบุคคลเรียงจากซ้ายไปขวา และให้สิทธิ์สื่อนำไปใช้ ภาพที่พร้อมใช้ทันทีช่วยให้สื่อออนไลน์ลงข่าวได้เร็วขึ้น
- วางเนื้อข่าวในตัวอีเมล ไม่ส่งเป็นไฟล์แนบอย่างเดียว ใช้พาดหัวเป็นหัวเรื่องอีเมล และใส่ลิงก์ไปยังโฟลเดอร์ภาพแทนการแนบไฟล์ขนาดใหญ่
- ส่งถึงคนที่ทำข่าวสายนั้น ข่าวเทคโนโลยีควรไปถึงนักข่าวสายเทคโนโลยี ไม่ใช่ส่งฉบับเดียวกันให้ทั้งรายชื่อ การส่งผิดสายทำให้ข่าวที่ดีไม่ถูกเปิดอ่าน
- ตรวจทานชื่อ ตำแหน่ง และตัวเลขซ้ำ ความผิดพลาดในข่าวประชาสัมพันธ์จะถูกคัดลอกต่อไปยังทุกสื่อที่ใช้ข่าว และแก้ย้อนหลังได้ยาก
ตัวอย่างสมมติ: ร้านกาแฟแบรนด์หนึ่งต้องการประกาศเปิดสาขาที่สิบ ถ้าเขียนว่า "ขอเชิญร่วมฉลองความสำเร็จ" ข่าวนี้แทบไม่มีโอกาส แต่ถ้าเล่าว่าสาขาใหม่เป็นสาขาแรกที่รับซื้อเมล็ดกาแฟจากกลุ่มเกษตรกรในจังหวัดนั้นโดยตรง พร้อมระบุชื่อกลุ่ม ปริมาณที่รับซื้อ และคำพูดจากตัวแทนเกษตรกร สื่อท้องถิ่นและสื่อสายธุรกิจก็มีมุมข่าวที่เขียนต่อได้ทันที
กระจายข่าวประชาสัมพันธ์ผ่านช่องทางไหน
ช่องทางกระจายข่าวหลักมีสี่แบบ และส่วนใหญ่ใช้ร่วมกัน การเลือกขึ้นกับว่าต้องการให้ใครอ่าน และต้องการให้ข่าวปรากฏที่ไหน
ส่งตรงถึงนักข่าวและบรรณาธิการ
การส่งอีเมลถึงนักข่าวทีละคนตามสายข่าวให้ผลดีที่สุดในแง่คุณภาพ แต่ต้องมีรายชื่อสื่อ (media list) ที่อัปเดตอยู่เสมอ นักข่าวย้ายสังกัดและเปลี่ยนสายข่าวได้ รายชื่อที่ไม่ได้ตรวจมานานจึงมักมีอีเมลที่ใช้ไม่ได้ปนอยู่ การโทรหรือส่งข้อความติดตามผลสั้นๆ หนึ่งครั้งเป็นเรื่องปกติ แต่การตามซ้ำหลายรอบทำให้ความสัมพันธ์เสีย
บริการกระจายข่าว (newswire)
บริการกระจายข่าวส่งข่าวไปยังฐานข้อมูลสื่อและเว็บไซต์พาร์ตเนอร์จำนวนมากพร้อมกัน ข้อดีคือครอบคลุมกว้างและเหมาะกับข่าวที่ต้องเผยแพร่พร้อมกันหลายประเทศ เช่น ประกาศของบริษัทจดทะเบียน ข้อควรรู้คือ ข่าวที่ถูกโพสต์ซ้ำอัตโนมัติบนเว็บไซต์พาร์ตเนอร์ไม่ใช่ข่าวที่นักข่าวเลือกเขียน ผู้อ่านและเครื่องมือค้นหาจึงเห็นเป็นเนื้อหาชิ้นเดียวกันที่ซ้ำอยู่หลายที่
Newsroom บนเว็บไซต์ของตัวเอง
หน้า newsroom หรือ "ข่าวสาร" บนเว็บไซต์เป็นที่เก็บข่าวทุกฉบับอย่างถาวร พร้อมภาพสำหรับสื่อ โลโก้ และข้อมูลติดต่อ เป็นช่องทางเดียวที่องค์กรควบคุมได้ทั้งหมด และเป็นหน้าที่นักข่าวมักเข้ามาดูเมื่อต้องการข้อมูลพื้นหลังขององค์กร ข่าวแต่ละฉบับในหน้านี้ยังเป็นชิ้นส่วนหนึ่งของแผน content marketing ขององค์กรได้ด้วย
โซเชียลมีเดียและช่องทางของแบรนด์
หลังข่าวถูกเผยแพร่ ให้แชร์ลิงก์ข่าวที่สื่อลงบนโซเชียลมีเดีย และส่งต่อให้ลูกค้าผ่านอีเมลหรือ LINE Official Account ช่องทางเหล่านี้ช่วยให้ข่าวถึงคนที่ติดตามแบรนด์อยู่แล้ว ซึ่งเป็นกลุ่มที่สื่อมวลชนอาจไม่ได้เข้าถึง
ข่าวประชาสัมพันธ์ช่วย SEO และ backlink ได้จริงแค่ไหน
ข่าวประชาสัมพันธ์ไม่ควรถูกใช้เป็นเครื่องมือสร้างลิงก์ เพราะนโยบายเรื่องลิงก์สแปม (link spam) ที่ Google เผยแพร่ ยกตัวอย่างลิงก์ที่ใส่ anchor text แบบเจาะจงคีย์เวิร์ดในบทความหรือข่าวประชาสัมพันธ์ที่ถูกกระจายไปยังเว็บไซต์อื่นว่าเป็นรูปแบบหนึ่งของลิงก์สแปม และแนะนำให้ลิงก์เชิงโปรโมตหรือลิงก์ที่จ่ายเงินติด rel="sponsored" หรือ rel="nofollow" ส่วนลิงก์ที่นักข่าวเลือกใส่เองในข่าวของสื่อถือเป็นการตัดสินใจของกองบรรณาธิการ ไม่ใช่กรณีที่ตัวอย่างนี้หมายถึง การกระจายข่าวจำนวนมากพร้อม anchor text ที่ใส่คีย์เวิร์ดเพื่อหวังผลอันดับจึงขัดกับแนวทางนี้โดยตรง
สิ่งที่ข่าวประชาสัมพันธ์ทำได้อยู่อีกด้านหนึ่ง ถ้าข่าวมีคุณค่าพอ นักข่าวอาจเขียนบทความของตัวเองเกี่ยวกับองค์กร และการตัดสินใจว่าจะลิงก์หรือไม่เป็นของกองบรรณาธิการ การถูกพูดถึงในสื่ออาจทำให้คนค้นหาชื่อแบรนด์หรือคลิกเข้าเว็บไซต์โดยตรง ซึ่งทั้งสองอย่างวัดได้ ส่วนข่าวที่เก็บไว้ใน newsroom ของเว็บไซต์ตัวเองเป็นหน้าเนื้อหาที่ Google จัดทำดัชนีได้ตามปกติเหมือนหน้าอื่นของเว็บไซต์
ข้อสรุปเชิงปฏิบัติคือ วางแผนข่าวประชาสัมพันธ์เพื่อการรับรู้และความน่าเชื่อถือ ถ้าต้องการสร้างลิงก์ ให้แยกเป็นงานอีกชิ้นที่ทำตามแนวทางของ Google ตั้งแต่ต้น เช่น งานที่อธิบายไว้ในหน้า บริการแบ็คลิงค์ ซึ่งเป็นงานคนละส่วนกับการกระจายข่าว
วัดผลข่าวประชาสัมพันธ์อย่างไร
การวัดผลข่าวประชาสัมพันธ์ควรเริ่มจากเป้าหมายที่ตั้งไว้ก่อนส่งข่าว ไม่ใช่นับทุกอย่างที่หาได้หลังส่ง ตัวชี้วัดที่ตรวจสอบได้มีดังนี้
- จำนวนและคุณภาพของการถูกนำไปลง บันทึกชื่อสื่อ วันที่ ลิงก์ และดูว่าข่าวที่ลงมีสารหลักที่ต้องการครบหรือไม่ การได้ลงในสื่อที่กลุ่มเป้าหมายอ่านจริงหนึ่งแห่งอาจมีค่ามากกว่าการถูกโพสต์ซ้ำอัตโนมัติหลายสิบแห่ง
- ทราฟฟิกอ้างอิง ใส่พารามิเตอร์ UTM ในลิงก์ที่อยู่ในข่าว แล้วดูใน GA4 ว่ามีผู้ใช้เข้ามาจากแหล่งไหน อยู่นานเท่าไร และทำ conversion หรือไม่
- การค้นหาชื่อแบรนด์ เปรียบเทียบคำค้นที่มีชื่อแบรนด์ใน Google Search Console ช่วงก่อนและหลังข่าวออก โดยระวังปัจจัยอื่นที่เกิดพร้อมกัน เช่น แคมเปญโฆษณาที่เริ่มในสัปดาห์เดียวกัน
- การติดต่อกลับ จำนวนนักข่าวที่ขอสัมภาษณ์หรือขอข้อมูลเพิ่ม และการติดต่อจากลูกค้าหรือพาร์ตเนอร์ที่อ้างถึงข่าว
จดบันทึกผลของทุกฉบับไว้ในที่เดียว หลังผ่านไปหลายฉบับจะเห็นว่าเรื่องแบบไหน ช่วงเวลาไหน และสื่อกลุ่มไหนให้ผลกับองค์กร ข้อมูลนี้ใช้ตัดสินใจฉบับต่อไปได้ดีกว่าความรู้สึก
สิ่งที่ต้องคิดเพิ่มเมื่อทำข่าวประชาสัมพันธ์ในประเทศไทย
ข่าวที่ส่งให้สื่อไทยควรเขียนเป็นภาษาไทยตั้งแต่ต้น ไม่ใช่แปลตรงจากภาษาอังกฤษ ภาษาข่าวไทยมีรูปแบบเฉพาะ เช่น การใช้คำนำหน้าชื่อและตำแหน่งเต็มของผู้บริหาร และการระบุปีเป็นพุทธศักราช ถ้าองค์กรต้องสื่อสารกับสื่อต่างประเทศด้วย ให้เตรียมฉบับภาษาอังกฤษแยกที่เขียนสำหรับผู้อ่านกลุ่มนั้น และตรวจให้ตัวเลขกับชื่อเฉพาะตรงกันทั้งสองภาษา
รายชื่อสื่อเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของนักข่าว เช่น ชื่อ อีเมล และเบอร์โทร จึงอยู่ภายใต้พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) องค์กรควรรู้ว่าได้ข้อมูลมาอย่างไร ใช้เพื่อวัตถุประสงค์อะไร และลบรายชื่อออกเมื่อนักข่าวขอ นอกจากอีเมลแล้ว การติดต่อนักข่าวในไทยอาจเกิดผ่านโทรศัพท์หรือ LINE ด้วย จึงควรถามนักข่าวแต่ละคนว่าสะดวกให้ติดต่อทางไหน แทนการส่งซ้ำทุกช่องทาง
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับข่าวประชาสัมพันธ์
ข่าวประชาสัมพันธ์ควรยาวเท่าไร
ข่าวประชาสัมพันธ์ส่วนใหญ่ยาวประมาณหนึ่งถึงสองหน้า A4 ซึ่งพอสำหรับย่อหน้านำ เนื้อข่าว คำพูดอ้างอิงหนึ่งถึงสองคำพูด และ boilerplate ถ้ามีรายละเอียดมากกว่านั้น ให้แยกเป็น fact sheet แนบไป
ส่งข่าวประชาสัมพันธ์วันไหนและเวลาไหนดี
ไม่มีวันหรือเวลาที่ดีที่สุดสำหรับทุกสื่อ แต่ควรส่งล่วงหน้าพอให้นักข่าวเขียนทันรอบงานของตัวเอง และหลีกเลี่ยงวันที่มีข่าวใหญ่อื่นแย่งพื้นที่ ถ้าข่าวต้องออกพร้อมกันทุกสื่อ ให้ใช้ embargo ระบุวันและเวลาที่เผยแพร่ได้
ลิงก์ในข่าวประชาสัมพันธ์ควรติด nofollow หรือไม่
ถ้าเป็นลิงก์เชิงโปรโมตในข่าวที่องค์กรกระจายเองหรือจ่ายเงินให้ลง แนวทางเรื่อง link scheme ของ Google ระบุว่าควรติด rel="nofollow" หรือ rel="sponsored" ส่วนบทความที่นักข่าวเขียนเองจากข่าวนั้น การใส่ลิงก์เป็นการตัดสินใจของสื่อ
ข่าวประชาสัมพันธ์กับ advertorial ควรเลือกแบบไหน
เลือกข่าวประชาสัมพันธ์เมื่อเรื่องมีคุณค่าข่าวจริงและยอมรับได้ว่าสื่ออาจไม่ใช้ เลือก advertorial เมื่อต้องการกำหนดข้อความ ตำแหน่ง และวันเผยแพร่เอง โดยเนื้อหาจะถูกระบุว่าเป็นเนื้อหาที่ได้รับการสนับสนุน
บริษัทเล็กควรออกข่าวประชาสัมพันธ์ไหม
บริษัทเล็กออกข่าวประชาสัมพันธ์ได้ถ้ามีเรื่องที่มีคุณค่าข่าวจริง และมักเหมาะกับสื่อท้องถิ่นหรือสื่อเฉพาะอุตสาหกรรมมากกว่าสื่อระดับประเทศ เริ่มจากรายชื่อสื่อขนาดเล็กที่ตรงกลุ่ม ดีกว่าส่งกว้างแต่ไม่ตรงสาย
ถ้าต้องการให้ทีมช่วยวางแผน เขียน และกระจายข่าว ดูรายละเอียดได้ที่หน้า บริการกระจายข่าวประชาสัมพันธ์ และสำหรับข่าวที่ต้องสื่อสารกับสื่อต่างประเทศ ดูหน้า international press release service







